Privacy
policy

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TrainMore B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TrainMore B.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. TrainMore B.V. behoudt het recht om deze privacy Policy ieder moment te wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wij adviseren dan ook om deze pagina met enige regelmaat te bezoeken.

Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat om informatie waarmee je herkend kunt worden. Denk bijvoorbeeld aan je naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, foto en/of bankrekeningnummer.

Hieronder lichten we toe welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers

Hieronder vind je de gegevens die wij van jou opvragen, ontvangen of die je eventueel zelf kunt aanleveren indien je dat wenst:

• Voor- en achternaam, e-mailadres, huisadres, geslacht en telefoonnummer: deze gegevens gebruiken wij voor het uitvoeren van de overeenkomst (zoals het lidmaatschap) en de bijbehorende communicatie. Ook worden ze gebruikt voor administratieve doeleinden, zoals het boeken van groepslessen en/of het aanvragen van een dagpas, free trial en voor het gebruik van de TrainMore app. Bovendien worden deze persoonsgegevens verwerkt voor de contactmomenten met TrainMore – bijvoorbeeld via sociale mediakanalen of andere communicatiemiddelen.
• Geboortedatum: je geboortedatum wordt verwerkt om te bepalen of je meerderjarig bent (18+) en dus zelfstandig toegang kunt krijgen tot TrainMore en een lidmaatschap kunt aangaan, of dat je nog minderjarig bent en daarvoor toestemming nodig hebt van een ouder en/of voogd.
• Bankrekeningnummer (IBAN): wanneer je een betaling via de website verricht, ontvangen wij automatisch je betaalgegevens. Daarnaast verwerken wij je IBAN-nummer ten behoeve van een automatische (maandelijkse) incasso.
• Voorkeuren voor e-mail of SMS: je kunt zelf aangeven of je interesse hebt in het ontvangen van de laatste aanbiedingen, evenementen of nieuwsgerelateerde e-mails.

Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerden en/of prospects

Hieronder vind je de gegevens die wij van jou opvragen, ontvangen of die je eventueel zelf kunt aanleveren indien je dat wenst:

• Voor-en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer: wij verwerken deze gegevens om personen die interesse tonen in TrainMore op de hoogte te houden van relevante aanbiedingen en updates. Dit gebeurt bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en/of gerichte communicatie wanneer je een free trial hebt geboekt.

De verwerking van je gegevens vindt plaats op basis van jouw toestemming of op grond van ons gerechtvaardigd belang. Je geeft toestemming wanneer je ervoor kiest om informatie, nieuwsbrieven of promotiemateriaal te ontvangen. Daarnaast heeft TrainMore een gerechtvaardigd (commercieel) belang om te reageren op informatieverzoeken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een geïnteresseerde het contactformulier op onze website invult of een digitale aanvraag doet via sociale mediaplatforms zoals LinkedIn, Facebook of Instagram. Ook heeft TrainMore een gerechtvaardigd (commercieel) belang om degenen die een free trial hebben geboekt, er vervolgens middels informatieverstrekking van te overtuigen om ook betalend lid te worden.

Voor meer informatie verwijzen wij je graag naar de paragraaf “nieuwsbrief” hieronder.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

TrainMore beroept zich op geldige verwerkingsgrondslagen conform artikel 6 AVG voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Éen van deze grondslagen is de noodzaak om jouw gegevens te gebruiken voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met jou. Dit is van toepassing bij het afsluiten van een lidmaatschap (inclusief bijbehorende mogelijkheden zoals het boeken van lessen, het gebruik van de app en het verrichten van betalingen) en bij de registratie en verlenging van dat lidmaatschap.

Daarnaast kunnen wij jou persoonsgegevens verwerken wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.  Zo analyseren wij jouw gegevens om onze dienstverlening te verbeteren. Ook hebben wij een gerechtvaardigd (commercieel) belang om je te informeren wanneer je meer informatie over TrainMore wenst of wanneer je een free trial hebt geboekt om ervoor te zorgen dat je ook daadwerkelijk betalend lid wordt van TrainMore. Je hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen deze gegevensverwerking voor marketingdoeleinden op basis van ons gerechtvaardigd belang en iedere e-mail bevat een zogenaamde “opt-out” mogelijkheid om je hiervoor uit te schrijven.

Een andere grondslag waar wij ons op kunnen beroepen is toestemming. Je geeft bijvoorbeeld toestemming voor het gebruik van cookies. Met behulp van deze cookies kunnen wij je informatie, aanbiedingen en advertenties tonen of sturen die bij jou passen. Wat cookies zijn en hoe wij hiermee omgaan, lees je in onze cookieverklaring. Daar kun je ook je cookievoorkeuren aanpassen. Wanneer je toestemming geeft, sturen wij je e-mails en/of SMS-berichten om nieuwsbrieven te personaliseren en om je (lidmaatschaps)aanbiedingen te kunnen doen.

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) uitsluitend als hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. In dit kader verwerken wij géén gevoelige of bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Nieuwsbrief

Onze nieuwsbrief bevat allerlei interessante informatie en aanbiedingen. We sturen deze nieuwsbrief via e-mail of SMS. Op basis van jouw bezoeken en profiel proberen we de inhoud zoveel mogelijk af te stemmen op jouw interesses en je te inspireren voor een volgend bezoek.

Voor het versturen van de nieuwsbrief gebruiken we je voor- en achternaam en je e-mailadres. We sturen de nieuwsbrief uitsluitend als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wil je de nieuwsbrief van TrainMore niet langer ontvangen? Dan kun je je op elk moment kosteloos uitschrijven via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief – de zogenaamde “opt-out”.

Bewaartermijn

In het algemeen bewaren wij jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Concreet betekent dit dat we jouw gegevens bewaren zolang je lid bent of geabonneerd bent op onze nieuwsbrief. De bewaartermijn voor de gegevens van prospects en/of geïnteresseerden is de tijd gedurende dat je door ons als prospect wordt beschouwd.

Wanneer je lidmaatschap eindigt en niet wordt verlengd, of wanneer je je afmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw gegevens automatisch binnen twee jaar verwijderd.

Bepaalde gegevens moeten echter langer worden bewaard als dit wettelijk verplicht is. Zo zijn wij op grond van fiscale regelgeving verplicht om bepaalde financiële informatie 7 jaar te bewaren.

Verstrekking aan derden

Bij de dienstverlening van TrainMore zijn meerdere partijen betrokken die als verwerkers optreden. Deze verwerkers voeren bepaalde onderdelen van onze dienstverlening uit en helpen ons bij het nakomen van onze verplichtingen naar jou toe. Met deze verwerkers hebben wij – waar nodig – verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarin duidelijk is vastgelegd welke persoonsgegevens zij mogen verwerken en voor welke specifieke doeleinden. Voor betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, blijft TrainMore het eerste aanspreekpunt voor vragen of zorgen met betrekking tot gegevensverwerking.

Deze verwerkingen hebben onder andere betrekking op:

• Systemen voor het boeken van groepslessen;
• Het beheer van de financiële administratie;
• Het waarborgen van AVG-normen voor onze online-omgeving, en;
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen.

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

In sommige gevallen heb je ons toestemming gegeven om je surfgedrag en voorkeuren met derden te delen. Op basis van deze toestemming kunnen wij je gerichte informatie of aanbiedingen tonen wanneer je een externe website bezoekt. In dat geval delen wij uitsluitend je IP-adres en geen andere persoonsgegevens.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Wij kunnen uw e-mailadres hashen en delen met advertentieplatformen voor marketing- en advertentiedoeleinden. Dit doen wij op een veilige manier waarbij uw e-mailadres wordt versleuteld en niet in leesbare vorm wordt gedeeld met derden.

Verwerking persoonsgegevens binnen groep ‘Urban Gym Group’

Urban Gym Group is de moedermaatschappij, waartoe onder meer de labels TrainMore, Clubsportive en BTY CLB behoren. Voor bepaalde doelen mogen wij uw persoonsgegevens delen binnen het Urban Gym Group concern. Dit mag voor administratieve doeleinden, verbetering van dienstverlening en intern beheer (interne analyses) ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst.

Camera toezicht

Op verzoek van Urban Gym Group, hanteert TrainMore B.V. cameratoezicht. De hieronder weergegeven doeleinden en middelen worden bepaald door Urban Gym Group (de verantwoordelijke) en TrainMore handelt naar haar instructies conform ook de tussen partijen gesloten verwerkersovereenkomst.

Cameratoezicht (waar nodig live) wordt gehanteerd ten behoeve van:

• Toegangscontrole van clubs van TrainMore;
• bewaking en beveiliging van goederen en personen aanwezig in sportclubs van TrainMore;
• preventie en registratie van overlast, zoals vandalisme en geweld jegens personen.

Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

• camerabeelden van de gebouwen en terreinen en  de zich daarin en daarop bevindende personen en zaken, waarover de zorg van TrainMore zich uitstrekt;
• gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camerabeelden zijn gemaakt.

Er wordt geen gebruik gemaakt van verborgen camera’s.

TrainMore is transparant over het gebruik van camera’s. Daar waar gebruik wordt gemaakt van camera’s wordt dat kenbaar gemaakt, middels bijvoorbeeld stickers, bordjes, etc.

In kleedkamers en toiletten van de clubs hangen geen camera’s.

Uitvoering van het cameratoezicht:

• Cameratoezicht wordt in de praktijk uitgevoerd door de meldkamer en de medewerkers op de locatie van de betreffende TrainMore vestiging. Incidenteel wordt een derde ingeschakeld voor het vastleggen of monitoren van camerabeelden, bijvoorbeeld door externe meldkamers bij de bewaking van clubs die tijdelijk onbemand zijn. Urban Gym Group en de meldkamer van TrainMore blijven te allen tijde eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het cameratoezicht.
• Camerabeelden worden maximaal  30 dagen bewaard, tenzij langer nodig voor de afhandeling van een geconstateerd incident.
• De meldkamer heeft adequate maatregelen genomen ter beveiliging van ongeautoriseerde toegang of misbruik van opgeslagen camerabeelden.
• De personen die beelden mogen terugkijken, zijn expliciet aan geheimhouding gebonden. Toegang tot de beelden is met een wachtwoord beveiligd.

Inzage, kopieën, verwijdering of afscherming van camerabeelden.

• Een gespecificeerd verzoek van betrokkene tot inzage en kopieën van camerabeelden met daarin opgenomen de betreffende dag, tijdsperiode en locatie kan worden ingediend bij Urban Gym Group (via privacy@urbangymgroup.com)
• Een verzoek van betrokkene tot verwijdering of afscherming van de camerabeelden kan worden verzocht indien de camerabeelden voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
• Het verzoek kan worden geweigerd indien door de inzage de privacy belangen van andere personen worden geschaad.
• Afgifte van camerabeelden: opgenomen camerabeelden worden uitsluitend aan een bevoegd overheidsorgaan verstrekt wanneer daartoe een wettig gegeven (in principe schriftelijk) bevel van het betreffende overheidsorgaan is ontvangen, of wanneer een andere wettelijke regeling TrainMore hiertoe verplicht.
• Geen inzage wordt verstrekt aan private partijen, behalve wanneer zij zelf in beeld zijn.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens TrainMore B.V. van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Website TrainMore

Op de website van TrainMore maken wij gebruik van cookies. Met deze cookies kunnen wij je informatie, aanbiedingen en advertenties laten zien of sturen die bij jou passen. Je leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiebeleid. Hier kunt u uw cookie instellingen aanpassen.

 

Rechten omtrent jouw gegevens

Als betrokkene heb je de volgende rechten:

• Het recht om informatie op te vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Het recht op dataportabiliteit, waarbij je kunt verzoeken om je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
• Het recht op rectificatie, waarmee je correcties of actualiseringen van je gegevens kunt laten doorvoeren;
• Het recht om je toestemming op elk moment in te trekken, indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming;
• Het recht op verwijdering van je gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel of wanneer je je toestemming intrekt (let op: dit recht geldt niet in alle gevallen vanwege mogelijke uitzonderingen);
• Het recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens aan te vragen in bepaalde situaties.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via privacy@urbangymgroup.com. We kunnen je vragen om jezelf te identificeren voordat we je verzoek in behandeling nemen.

Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Voor cookies kun je dit recht uitoefenen door je voorkeuren aan te passen via de cookie-instellingen op onze website. Voor overige verzoeken kun je contact met ons opnemen via privacy@urbangymgroup.com.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via privacy@urbangymgroup.com. We proberen samen met jou tot een passende oplossing te komen.

Komen we er samen niet uit? Dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende instantie op het gebied van privacybescherming in Nederland.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

TrainMore B.V.
T.a.v. de directie
Postbus 7035
2701 AA Zoetermeer

privacy@urbangymgroup.com